Что такое исходящий документ?


Что такое исходящий документ?

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Для чего нужно регистрировать исходящие документы?

Журнал регистрации исходящих документов - применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации. ... Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.

Что относится к исходящим документам?

К исходящим документам относятся, как правило, либо отдельные письма, либо пакеты документов с сопроводительным письмом. Все виды исходящих документов организации оформляются на её официальном бланке и подлежат регистрации.

Когда регистрируются исходящие документы?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета. 7.

Какие этапы проходят исходящие документы?

Основные этапы обработки исходящих документов:

  • составление проекта документа исполнителем;
  • проверка правильности оформления проекта документа;
  • согласование проекта документа;
  • подписание руководителем;
  • проверка комплектности;
  • сортировка;
  • нанесение адреса на конверт;
  • упаковка;

Какие входящие документы не регистрируются?

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Какие документы не регистрируются в канцелярии организации?

В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Как правило, в журнале регистрации входящих документов необходимо заполнить следующие поля:

  1. порядковый номер записи;
  2. присвоенный регистрационный входящий номер документа;
  3. дата регистрации;
  4. исходящий номер документа,
  5. присвоенный отправителем;
  6. отправитель;
  7. заготовок и краткое содержание документа;

Как правильно регистрировать входящую документацию?

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Где ставится входящий номер документа?

В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации – так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте.

Сколько адресатов может быть в служебном письме?

При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов.

Как регистрировать входящие и исходящие письма?

Как зарегистрировать входящие документы Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен).

Куда ставить штамп входящего?

На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.

Как правильно ставить номер исходящего письма?

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа. Чтобы не возникло путаницы, регистрационный номер присваивается на основании предыдущих записей в журнале учета исходящей корреспонденции.

Как правильно писать номер исходящего письма?

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № где: исх.

Сколько адресов можно поместить на одном документе?

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов.

Что представляет циркулярное письмо?

Циркуляр (нем. Zirkular, от лат. circularis — круговой) — письмо, направляемое одним автором группе адресатов. В официальной переписке циркуляром называлось письмо, написанное одним лицом группе нескольких должностных лиц, либо письмо для всех лиц, занимающих определенную должность....

Кто подписывает служебные письма?

10) Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Для служебных писем, оформляемых на бланках Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, подпись состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии.

Кто может подписывать письма?

Письмо должно быть оформлено на бланке организации, с печатью организации. 2. Письмо должно быть подписано руководителем организации: это может быть, согласно Уставу, Директор, Генеральный директор, Ректор, Председатель правления. Подпись указанного лица заверяется печатью организации.

Кто имеет право подписывать письмо на фирменном бланке?

Требования к оформлению документов" [1]. ... При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

Кем визируются письма?

В процессе подготовки письма визируются исполнителем, руководителем подразделения, в котором изготовлен проект письма, руководителями других структурных подразделений. Визы проставляются на копии письма, остающейся в деле организации.

Как в письме указать исполнителя?

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.

Что является датой служебного письма?

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах.

Чем отличается визирование от подписания?

Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование». Визирование документа — это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием: «должность»

Где ставится виза на документе?

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Что означает слово визирование с помощью какого инструмента?

С помощью какого инструмента можно визировать? ... Визирование – это практический способ измерения вертикальных и горизонтальных углов на определенной местности с помощью совмещения перекрестка сетки и изображения визирной цели. Данное исследования осуществляется специальным прибором теодолитом.

Чем отличается виза от подписи?

Таким образом, собственноручное начертание фамилии должностного лица – это подпись, правильно: поставьте Вашу подпись, то есть подпишитесь. Виза включает в себя, кроме подписи, другие пометки. Виза, как правило, располагается в левом верхнем углу документа и содержит указание вышестоящего лица своим подчиненным.

Что такое завизировать?

ЗАВИЗИ́РОВАТЬ, -рую, -руешь; сов., перех. (несов. визировать1). Поставить визу на каком-л.

Чем роспись отличается от подписи?

Значения слов подпись и роспись не изменились, роспись в значении 'подпись' по-прежнему ошибка. Причины частотности этой ошибки те же, что и в ситуации надеть – одеть: разница в значении этих похожих по звучанию слов для многих неочевидна. К тому же носителей языка окончательно запутывает глагол расписаться.

Что такое визировать документы?

Когда исполнитель подготовил документ за подписью высшего руководства, то после подготовки документа на нем ставят свою визу сам исполнитель и его непосредственный начальник (для подтверждения подготовленной позиции). После док передаётся высшему руководству на подписание.

Стоит почитать

Похожие вопросы